BI Portalındaki üç dağıtım mekanizması sıkça karıştırılır: Publish (BI Reports içindeki görünürlük), Share (oturum açmadan erişilen genel bağlantı) ve Dışa aktarma / zamanlanmış e-posta (anlık görüntüyü bütünüyle platform dışına taşıma).
Yayınlama ve paylaşma — aynı özellik değildir
Publish, görünümü klasör atamasına ve izinlere bağlı olarak yetkili kullanıcılar için BI Reports içinde görünür kılar. Share, tasarımcı araç çubuğundaki ayrı bir işlemdir; oturum açmadan çalışan, isteğe bağlı süre sonu tarihi bulunan genel bir bağlantı oluşturur. Paylaşım kapatılarak bağlantı her an geçersiz kılınabilir. Bir görünümü yayınlamak onu otomatik olarak paylaşılabilir yapmaz; paylaşmak için de görünümün yayınlanmış olması gerekmez.
PDF dışa aktarımı
- Çalışma anı ekranındaki "⋯" menüsünden PDF Dışa Aktar'ı seçin
- Bir kalite düzeyi seçin — Medium (2x, küçük dosya), Good (3x, olağan öneri) veya High (4x, baskı kalitesi)
- Yatay, ekran görüntüsü tabanlı bir PDF hemen indirilir
PDF'yi e-postayla gönderme — anlık ve periyodik
E-posta iletişim kutusunda dört sekme vardır: Recipients (To/CC/BCC alanlarındaki adresler veya tanımlı e-posta grubu), Content (konu ve gövde), Periodic (zamanlanmış iş tanımı) ve PDF Options (anlık gönderim kalitesi). Operasyonel açıdan önemli fark şudur: anlık gönderim, manuel dışa aktarımdaki gibi ekran görüntüsü tabanlı bir PDF ekler; periyodik gönderim ise PDF'yi ekran görüntüsünden değil, zamanlanmış bir işle sunucu tarafında oluşturur. Yinelenen ve gözetimsiz raporlamayı güvenilir kılan budur.
Neden önemli?
Yanlış dağıtım mekanizmasını seçmek gerçek sorunlara yol açar: süre sonu tarihi olmayan bir Share bağlantısı kalıcı bir genel erişim noktasıdır. "Bunu her pazartesi gönder" ihtiyacı için anlık gönderim kullanmak, işi zamanlanmış bir görevin yapması yerine birinin her hafta düğmeye basmayı hatırlaması demektir. Mekanizmayı gerçek dağıtım ihtiyacıyla eşleştirmek hem güvenliği hem güvenilirliği korur.